クラウドを活用した社員主導型の情報管理改善

急成長の実現による人材の流動性の高さと、様々なインターネットサービスを提供する中でサービス（部門）ごとの管理会計業務が複雑かつ煩雑になっていました。

これまでもクラウド型コラボレーションツールと共有ストレージを活用した情報管理を行っていましたが、効果的な利用による効率化が十分図られていませんでした。

汎用的なそれらツールの利用設計を行うと共に、実現性の高い運用ルールの策定が必要となりました。

課題: 業務拡大に伴う組織改編や担当変更がしばしば発生するため、情報の共有や引き継ぎが多数発生する。; これまでグループ共通の利用方法や運用ルールがなかったため、情報の点在や欠落、更新漏れなどが発生していた。; 新規参画時のオンボーディングやいざというときの業務確認が困難であった。また、管理職においては、必要なレポートへの即時アクセスが難しかった。

成果: ナレッジマネジメントの目的や思想を基に、UI/UXを共通ルールとしたことで、情報のたどり着きやすさを実現; 最低限かつ重要なルールのみを策定したことで、負荷の低い実行可能な運用を設計; 日英それぞれ約50ページに渡る設計・運用ルールを策定

解決のアプローチ

①ツールの利用状況を調査
②利用状況や課題など利用者へインタビュー
③情報管理やツールの活用状況を評価
④統一ルールや改善案、利用者の役割を策定
⑤新ルールの実行スケジュールおよび利用者への依頼方法を検討

※統一ルールや改善案については、利用サンプルを作成し考え方だけでなく具体を確認してもらうことで実際に運用するイメージをもってもらいました。