とにかく観察。ホッとひと息つく“タイミング”はいつか

いろんな上司がいましたが、特に多忙な上司は4人いました。

前職では、抱えている案件も部下も多い上司や、多忙で週1回しかオフィスに出社しない上司。今は上司が経営層なので、日々の業務とは別の意味でやはり多忙です。報告や相談をしたいけれど忙しそうで、話しかけるすきがないということはよくあります。

多忙な上司につくと常に心がけていきたのは、まずは“上司がリラックスしているとき”に話しかけること。例えばランチタイムや休憩時などです。休憩の取り方は人によってさまざまなので、私の場合は、まずは上司をよく観察します。

タバコを吸う方なら喫煙ブースがリラックスの場所になるでしょう。中には“おやつタイム”がある上司もいました。話しかけてもいいタイミングはいつだろうと意識して見ていると、午後のある時間になると決まって、お菓子を買ってきて休憩しているのがわかったんです。私もさっそく“おやつタイム”をご一緒するようになりました（笑）。

まずは上司がリラックスしているときに話しかけるようにすると、3週間も経てばずいぶん距離が近くなり、多忙なタイミングでも私自身も声をかけやすくなりますし、上司も耳を貸してくれるなど関係性が築けるようになるでしょう。

タイミングを計るには、Googleカレンダーなどスケジュール管理ツールも有効です。前職では、部署内でスケジュールを共有できるツールがなかったので、上司のタイミングを見極めるのは、けっこう大変でした。リラックスしているように見えて、その後、外出などで急いでいるという可能性もありますから。そう考えると今はGoogleカレンダーなどでスケジュールを把握できるのでラクになりましたね。前職に比べるとずいぶんストレスが減ったので、そう考えると以前は上司のタイミングを見計らうのに、かなり労力を費やしていたのかもしれませんね。

上司が朝型か夜型かを知っておくとコミュニケーションは取りやすいです。当社ではプロジェクト開始前に必ず確認します。子どものお迎えで夕方は忙しいけれど、夜に集中して仕事をするという方もいれば、夜は会食などが多いので早朝に社内業務をまとめて整理するという方もいます。相手が返事をしやすいタイミング、つまりあなたが返事をもらいやすいタイミングを知っておくことも大切ですね。

ビジネスコンサルタント　菅沼 健

報告前にメモを作る。文章化すれば要点整理にも

報告時には、事前に報告内容を箇条書きで必ずメモにまとめます。私はこのメモを必ず上司と共有しながら口頭で報告します。

これには、よい点がたくさんあります。文章化されていれば、サッと目を通して数分で理解できます。時間に追われている上司には、いつまで続くかわからない口頭の報告より、端的に理解できるメモは喜ばれるのではないでしょうか。

文章化すると、自分の理解も深まります。私が報告用にメモを作るようになったのは、複雑なプロジェクトを担当した時、モヤモヤしている内容を書き出しているうちに、すっきり整理がついたという体験があったからです。つまり他者に理解しやすいような言語表現を考えることは、自分自身、課題の整理もできるというメリットもあるんです。

逆に、あいまいな理解では、なかなか文章にしづらいともいえます。「書くより話した方がはやい」と思う方もいるかもしれませんが、意外に話しているときって、こちらの理解や説明が不足していても、お互いに“伝わったつもり”になっていて、後で認識が違ったなど発覚するケースもあります。言ったつもりという抜け漏れも起こりえますが、メモならそれも防ぎます。

メモは箇条書きでかまいません。ポイントは簡潔さ。最初は上司に「長くてわかりづらい」などと指摘されるかもしれませんが、それこそ文章力向上のチャンス。続けるうちに、どんどん速く端的に書けるようになります。私自身、お客様への企画書の文章もどんどんこなれて書きやすくなりました。自分自身の言語化のスキルアップにも役立つんですね。

上司の返事を想定して、質問を考える

上司に相談や質問をするときは、ラリーを減らすように意識しています。

質問に回答すると、さらに新たな質問が浮上して、いつまでもラリーが続く――。普段の仕事のやりとりの中で、皆さんも経験があるかもしれません。多忙な上司であれば、これはぜひ避けたいポイントでしょう。

上司がイエスかノーか返事をしやすく、できれば1回の回答で終わるような質問が望ましいと考えます。そのためには自分がしようとしている質問の答えは、どのようなものになるか事前に想定することが重要です。上司に、長々と説明させるような回答は、あまりよい質問とはいえないでしょう。

前提として、まず仕事に対する“自分の覚悟”も必要です。上司に「どうしたらいいか」と解決策を相談するような進め方ではなく、自分が責任をもって進めるという覚悟です。まず自分自身で考え、「このように対応したいがどうか」と聞く姿勢です。

このような聞き方であれば、上司がイエスなら、そのまま進めてよいし、ノーの場合は、どこが違うのかなども明確な指示を受けることも可能です。そうなれば、次の行動がとりやすくなります。

最後にひとつ。ちょっとしたことですが、上司がコミュニケーションツールとして、何を好むかを知っておくのもおすすめです。タスク管理はこれ、資料を残しておきたいときはこれ、などと決めている方もいるかもしれません。ツールを合わせることで思った以上にコミュニケーションがとりやすくなる可能性もあります。ぜひ上司をよく観察してみてください。